Wyczekiwany przez ostatnie miesiące SugarCRM 7.6 ujrzał światło dzienne, zatem możemy już podzielić się naszymi spostrzeżeniami odnośnie nowej funkcjonalności najpopularniejszego otwartego systemu CRM. Najistotniejsze zmiany wprowadzone zostały w zakresie mechanizmu workflow. Wraz z nową wersją, użytkownicy edycji Enterprise i Ultimate zyskali dostęp do zupełnie nowego modułu Process Author. Biorąc pod uwagę zapowiedzi producenta, z tym obszarem systemu wiązaliśmy największe nadzieje i dlatego też wzięliśmy go na nasz warsztat w pierwszej kolejności.
Zwolenników znanego z poprzednich wersji SugarCRM Workflow Managera raz uspokajamy — nowy moduł dostępny jest niezależnie od dotychczasowej funkcjonalności.
Process Author obsługiwany jest za pomocą edytora graficznego wykorzystującego znaną i lubianą notację BPMN (Business Process Model and Notation), która nie powinna być nowością dla nikogo, kto jest zaznajomiony z tematyką modelowania procesów biznesowych. Edytor graficzny jest wygodny i intuicyjny, jednak warto zaznaczyć, że dbanie o estetykę tworzonych diagramów wymaga od użytkownika trochę wysiłku.
Miłym zaskoczeniem, które szybko rzuciło się nam w oczy, jest zasadniczy brak limitu w zakresie liczby tworzonych warunków. Pozwala to na tworzenie w systemie bardzo złożonych procesów, co jest dodatkowo ułatwione przez możliwość definiowana reguł biznesowych. W stosunku do Workflow Managera znacznie poprawiono elastyczność i możliwości związane z definiowaniem kryteriów związanych z czasem. Dzięki modułowi Process Author możliwa jest teraz automatyzacja zadań typu „x dni przed wygaśnięciem umowy wyślij klientowi e-mail o danej treści”. Tym samym funkcjonalność, która w przypadku Workflow Managera wymagała znacznej modyfikacji dokonanej swego czasu przez programistów eVolpe, obecnie jest dostępna w standardowej wersji SugarCRM Enterprise.
Dzięki nowemu modułowi wprowadzono możliwość tworzenia procesów związanych z weryfikacją lub akceptacją rekordów. Można to wykorzystać między innymi do kontroli poczynań pracownika przez jego przełożonego. Przydatną funkcją jest też monitorowanie etapu na którym aktualnie znajduje się proces, którego uczestnikiem jest dany użytkownik systemu. Może to pozwolić na znaczne ułatwienie życia użytkownikom, którzy do teraz mogą – na przykład – mieć wgląd w to, na jakim szczeblu akceptacji znajduje się stworzona przez nich umowa.
Należy docenić duży wybór akcji jakie mogą być wykonywane w ramach procesu – możemy tutaj wyszczególnić:
Względem Workflow Managera nieco ograniczone zostały możliwości tworzenia warunków wydarzeń inicjujących procesy. Możliwe jest uzależnienie startu procesu od stworzenia nowego rekordu oraz pierwszej lub każdej modyfikacji rekordu. Domyślnie nie jest dostępne na przykład zdarzenie inicjujące „stworzenie i każda modyfikacja rekordu”. Można to oczywiście obejść, tworząc dwa odrębne zdarzenia, jednak nie jest to najbardziej intuicyjne rozwiązanie. Brakuje również pewnych cenionych elementów funkcjonalności, do której przyzwyczaił nas Workflow Manager w zakresie opierania procesów o zmiany zawartości pól — nie można na przykład zdefiniować poprzedniej wartości pola. Mając jednak na uwadze, że Workflow Manager w dalszym ciągu jest dostępny w systemie, te drobne uchybienia nie są szczególnie istotne.
Rzeczą, którą można również uznać za swego rodzaju uchybienie, jest polskie tłumaczenie nowego modułu — w kilku miejscach przetłumaczone frazy mogłyby być nieco bardziej trafne. Przykładowo, Business rules zostało przetłumaczone jako Zasady biznesowe zamiast Reguły biznesowe, a obszar Evaluation, w którym definiujemy kryteria dla wyzwalaczy nazwany został Ocena.
Zasadniczo Process Author to narzędzie przyjazne doświadczonemu użytkownikowi, ale osoby początkujące mogą napotkać pewne problemy związane z intuicyjnością interfejsu. Wymagana jest dość skrupulatna konfiguracja — w przeciwnym wypadku istnieje ryzyko stworzenia wadliwych lub nakładających się na siebie procesów, co na szczęście jest w dużej mierze ograniczone dzięki kontroli poprawności składni BPMN wyświetlającej błędy składni w czasie rzeczywistym.
Podsumowanie
Nasze (dość wysokie) oczekiwania względem modułu Process Author zostały w dużej mierze zaspokojone. Narzędzie jest złożone i w rękach doświadczonego użytkownika oferuje bardzo duże możliwości. Niemniej, projektowane w jego ramach procesy powinny być wykonane bardzo starannie i zakładać wszystkie możliwe scenariusze w tym zgodność procesu z systemem uprawnień, dlatego kluczowe procesy warto zdefiniować z pomocą analityka już na etapie wdrożenia. Wspomniane wcześniej uchybienia Process Authora mogą zostać zniwelowane w ramach odpowiedniej modyfikacji tego modułu, w każdym razie już w ramach bazowej funkcjonalności SugarCRM 7.6 oferuje znacznie więcej w obszarze workflow względem poprzednich wersji.
