Features to remember: Prognozowane Przychody
W kolejnym wpisie z cyklu Features to Remember przedstawiamy dostosowanie systemu SugarCRM o nazwie: „Prognozowane przychody”. Jest to rozwiązanie stworzone z myślą o przedsiębiorstwach, w których podpisanie umowy nie jest jednoznaczne z odnotowaniem wpływu pieniędzy na konto.
„Prognozowane przychody” wspierają: obsługę transakcji wielotranszowych, prowadzenie harmonogramu płatności, rozliczanie zaliczek oraz zarządzanie relacjami B2B.
W zdecydowanej większości znanych nam z codziennego życia przypadków otrzymanie produktu lub usługi wiąże się z natychmiastowym uregulowaniem należności. Powyższa umowa społeczna obowiązuje w sytuacjach takich jak: zakupy spożywcze, wizyta u fryzjera, czy zakup towarów w Internecie. Wbrew pozorom nie jest to jednak jedyny scenariusz. Rozważając strefę współzależności biznesowych B2B, szala przechyla się wręcz na drugą stronę. Z pewnością jesteście Państwo w stanie podać wiele przykładów transakcji, w których płatność, mimo zawartej i obowiązującej już umowy, zostaje odłożona w czasie, bądź podzielona na transze. Znane są przypadki leasingowania parku maszynowego, umów abonamentowych na usługi telekomunikacyjne, długoterminowej współpracy z kancelarią prawną, biurem architektonicznym, czy wreszcie, realizowania wdrożeń informatycznych w tzw. Sprintach, zgodnie z framework’iem SCRUM.
Innowacja dla SugarCRM od eVolpe: „Prognozowane przychody”
We wszystkich powyższych przypadkach z dość dużą dokładnością możemy przewidzieć kiedy i w jakich transzach otrzymamy zapłatę. Jako właściciele firm, managerowie sprzedaży, czy przedstawiciele handlowi powinniśmy jednak zawsze „trzymać rękę na pulsie” i pilnować podpisanych kontraktów. Proponowane przez eVolpe rozwiązanie zapewnia komfort całościowego spojrzenia na wszystkie przewidywane transakcje. Wykorzystując narzędzie „Prognozowane przychody”, jesteśmy w stanie:
Wiele firm prowadzi ewidencję prognozowanych przychodów we własnym zakresie, np. z wykorzystaniem współdzielonego arkusza Excel. Sprawa kompiluje się: gdy umów jest dużo, gdy wpływy zaplanowano w nierównych odstępach czasu, gdy wysokość, na którą opiewają faktury, uzależniona jest od zmiennych czynników. Warto pamiętać, iż stałe monitorowanie kalendarza przychodów pomaga podejmować trafne decyzje inwestycyjne, kredytowe, czy personalne. Natomiast konsekwencje błędnych analiz bądź ich braku mogą być bardzo niebezpieczne. Duży błąd w prognozowaniu sprzedaży może doprowadzić nawet do bankructwa firmy. Z powyższych względów wykorzystanie platformy oferującej podgląd wszystkich otwartych transakcji jest zdecydowanie najbardziej efektywnym i rekomendowanym rozwiązaniem.
Ponieważ SugarCRM to aplikacja biznesowa o otwartym kodzie źródłowym, możliwe jest rozbudowanie jej struktury o dodatkowe opcje. W tym samym systemie, w którym umieszczamy informacje o przebiegu negocjacji handlowych, możemy rejestrować również ich finansowy aspekt. Uzupełnienie oprogramowania o obszar „Prognozowane przychody” oszczędza czas poświęcany na odpytywanie handlowców o status spodziewanych płatności w ramach danej umowy czy prowadzenie skomplikowanych arkuszowych analiz. Możliwa do uzyskania – na specjalne zamówienie – jest automatyzacja generowania cyklicznych zdarzeń. Funkcja wspomaga monitorowanie długookresowych umów abonamentowych, które zapewniają wpływy w równych odstępach czasu i o przewidywalnej wartości. Wykorzystując moduł Raporty w SugarCRM jesteśmy również w stanie wygenerować dowolne zestawienie dla zobrazowania interesujących nas wątków. Otrzymany wykres, w prosty sposób daje się umieścić na głównym pulpicie sytemu, czyli tzw. dashboardzie. W ten sposób, już po samym zalogowaniu do aplikacji, możemy na bieżąco kontrolować stan prognozowanego w danym okresie przychodu.
Dla kogo „Prognozowane przychody”?
Celem, dla którego stworzyliśmy „Prognozowane przychody” było dostarczenie naszym klientom narzędzia umożliwiającego datowanie oraz szacowanie rzędu wielkości przewidywanych wpływów. W początkowej fazie prognozowania nie jest konieczne odwzorowanie dokładnej kwoty planowanych faktur i momentu zaksięgowania środków. Rozszerzenie eVolpe pomaga planować wydatki w danym okresie oraz nadzorować należności wynikające z podpisanych umów. W momencie zarejestrowania faktury planowany przychód automatycznie aktualizowany jest na opłacony. Z poziomu użytkownika, któremu nadano odpowiednie uprawnienia, możliwy jest podgląd: transakcji niezafakturowanych, faktur wystawionych, przeterminowanych i opłaconych, efektywności poszczególnych handlowców, a nawet rentowności poszczególnych elementów oferty. Dzięki tak szerokiemu ujęciu otrzymujemy obraz 360° kondycji finansowej naszego przedsiębiorstwa!
„Prognozowane przychody” to narzędzie przeznaczone przede wszystkim dla osób odpowiedzialnych za decyzje finansowe i kadrowe w firmie.
Pełen obraz spodziewanych dochodów jest niezwykle ważny podczas szacowania ryzyka inwestycyjnego w danym okresie. Dodatkowo „Prognozowane przychody” sprzyjają śledzeniu targetów sprzedażowych (zarówno indywidualnych, jak i zespołowych), z uwzględnieniem statusu określonego przychodu. Prezentowane rozwiązanie pozwala na oszacowanie wartości: transakcji pewnych, transakcji zafakturowanych oraz transakcji planowanych. Dostęp do tak rozbudowanego zakresu informacji może również służyć mechanizmom grywalizacji np. w postaci rankingu efektywności handlowców. Ponadto możliwe jest prognozowanie przychodów na poziomie kategorii oferowanych produktów i usług. Otrzymujemy podgląd wpływów generowanych z tytułu dystrybucji konkretnych komponentów naszej oferty. Pomaga to w podejmowaniu decyzji o wysokości marży oraz ograniczeniu, przekształceniu lub rozbudowaniu asortymentu. Przy wykorzystaniu mechanizmu SugarCRM o nazwie Advanced Workflows (Process Author) jesteśmy w stanie ustawić wygodne powiadomienia informujące o terminach płatności lub osiągniętych poziomach prognozowanych przychodów.
Z wymienionych powyżej powodów rozszerzeniem SugarCRM o proponowaną przez eVolpe funkcję najbardziej zainteresowani są: Dyrektorzy Finansowi, Szefowie działu HR, Menadżerowie Sprzedaży oraz członkowie Zarządu prężnie rozwijających się spółek.
Wnioski
Kontrola budżetu z wykorzystaniem modułu „Prognozowane przychody” polega na analizie założeń prognozy i informacji o rzeczywistej realizacji planu. Aktualna wiedza na temat kalendarza płatności pozwala podejmować prawidłowe decyzje biznesowe, których efekty będą zauważalne w przyszłości. SugarCRM rozszerzony o opisaną w niniejszym artykule funkcję, zapewnia:
Funkcja „Prognozowane przychody” jest niezwykle przydatna w przedsiębiorstwach, w których po podpisaniu umowy należy monitorować kwestię opłacenia produktu czy usługi. Aby nie zginąć w natłoku codziennych zadań warto posiadać narzędzie, które zbiera interesujące nas dane, informuje o nieprawidłowościach (np. w sytuacji, gdy prognozowany wpływ nie został opłacony i należy zbadać tego przyczynę) oraz automatyzuje wskazane czynności, odciążając naszą pamięć i napięty grafik.
W celu uzyskania dodatkowych szczegółów związanych z wdrożeniem systemu SugarCRM uzupełnionego o „Prognozowane przychody” – zapraszamy do kontaktu z zespołem eVolpe.
