fbpx

OKECHAMP

okechamp case study

OKECHAMP S.A.

system: Sugar 

 

metodyka wdrożenia: Scrum

 

użytkownicy: +20

 

integracje: Outlook

 

zakończenie projektu: maj 2019

O firmie

OKECHAMP S.A. jest nowoczesną, międzynarodową firmą, liderem w produkcji i przetwórstwie pieczarek w Polsce. Jako ekspert w uprawie pieczarek uzyskują unikalną przewagę rynkową związaną z pełną kontrolą całego łańcucha produkcji pieczarek, od kompostu do wyrobu gotowego. Do firmy należy też znana i obecna na rynku polskim od ponad 25 lat marka OLE!.

 

siedziba główna:  Poznań

branża: spożywcza

www: okechamp.pl

Wyzwania

  • praca oparta na arkuszach Excel
  • indywidualny proces ofertowania (wiedza rozproszona w wielu aplikacjach)
  • skomplikowany proces zakupowy
  • brak jednej, wspólnej bazy danych o klientach i dostawcach
  • dostosowanie procedur do przepisów RODO

Wdrożone usprawnienia

centralizacja danych o klientach i dostawcach

ujednolicenie procesu obsługi klienta

stały dostęp do wiedzy o klientach i dostawcach z możliwością wygodnej aktualizacji bazy

oszczędność czasu, przyspieszenie pracy

rozwój komunikacji w zespole

zapewnienie zgodności procesu przetwarzania danych osobowych z RODO

nowy sposób rozsyłania zapytań do dostawców

Funkcje Systemu

Zarządzanie relacjami z klientami

Podczas wdrożenia dla OKECHAMP S.A. przekonaliśmy się, że standardowy proces obsługi klienta w systemie Sugar 8.0 idealnie odpowiada potrzebom naszego klienta. Rozróżnienie rekordów na Namiary, Kontakty i Kontrahentów oraz idea prowadzenia Szans Sprzedażowych (tutaj nazywanych Ofertami) to książkowy przykład na to, jak toczy się proces sprzedażowy w firmie produkcyjno-przetwórczej. To, co do tej pory działo się na skrzynkach mailowych i w arkuszach Excel – trafia po decyzji użytkownika do systemu CRM i tworzy dostępne dla wszystkich, transparentne repozytorium wiedzy o przebiegu relacji handlowych.

Nowy/stary sposób ofertowania

eVolpe znalazło sposób na połączenie dobrodziejstwa bazy danych przechowywanej w systemie CRM z praktyką wymieniania się arkuszami Excel podczas ofertowania. Platforma Sugar umożliwia automatyczne generowanie takich dokumentów. Na podstawie wprowadzonego do CRM katalogu produktów i danych przez użytkownika, uzupełniają się odpowiednie komórki w arkuszu Oferty. Nie trzeba niczego przepisywać lub przeklejać. Dodatkowo, dzięki wtyczce do MS Outlook, wybrana przez użytkownika korespondencja e-mail z klientami jest archiwizowana w systemie. Użytkownicy systemu mogą w każdej chwili prześledzić jej przebieg.

Obsługa procesu zakupowego

Podobnie do procesu oferowania wygląda w OKECHAMP komunikacja z dostawcami środków produkcji (materiały, surowce, półprodukty, maszyny, narzędzia itp.). Automatyzacja związana z generowaniem zapytań do dostawców, wykonana przez eVolpe, oszczędza czas poświęcany wcześniej na ich ręczne przygotowanie. Zapytanie do dostawcy można teraz wygenerować automatycznie, na podstawie danych przechowywanych w systemie. Wystarczy wybrać produkt, ilość oraz oczekiwany termin realizacji i kliknąć „generuj zapytanie”. Odpowiednio uzupełniony dokument należy tylko rozesłać na właściwe adresy mailowe.

Baza produktów i półproduktów w systemie

Zarówno oferowanie do klientów, jak i zgłaszanie zapytań u dostawców byłoby wciąż niejednorodne bez szczegółowego katalogu produktów i półproduktów w systemie, opracowanego i dostarczonego przez zespół OKECHAMP, a dzięki wiedzy zespołu wdrożeniowego eVolpe i wykonanej profesjonalnie migracji danych, dostępnego w systemie. Teraz wystarczy tylko dbać o aktualność przechowywanej informacji i na bieżąco uzupełniać nowe rekordy. Tak prowadzony system CRM umożliwia pracownikom OKECHAMP korzystanie z powyżej opisanych automatyzacji do ofertowania i zgłaszania zapytań u dostawców.

Rozróżnienie źródła pozyskania kontrahentów

Firma OKECHAMP często bierze udział w różnego rodzaju wydarzeniach i targach. System CRM pozwala na wprowadzenie źródła pozyskania klientów. W ten sposób wiadomo, które kanały najlepiej konwertują, na których eventach warto bywać.

Status relacji z klientami

W systemie CRM rozróżnia się klientów na podstawie trzech statusów: Potencjalny, Obecny, Były. System CRM automatyzuje zmianę statusu na podstawie wskazanych przez OKECHAMP warunków. „Były” to jedyny status, który można ustawić także ręcznie.

RODO

25 maja 2018 weszły w życie nowe przepisy dotyczące ochrony danych osobowych. Jednym z elementów wdrożenia było zapewnienie obowiązku informacyjnego realizowanego przez OKECHAMP z wykorzystaniem systemu CRM, w taki sposób, aby procedury firmowe były zgodne z unijnym rozporządzeniem. System CRM nie tylko pozwala na masową wysyłkę odpowiednich klauzul do wszystkich klientów zgromadzonych w bazie, ale również umożliwia automatyczną wysyłkę klauzuli podczas wprowadzania do bazy nowych rekordów w postaci „Namiarów” lub „Kontaktów”.

Zarządzanie zastępstwami (out-of-box)

Ciekawym elementem projektu było dołączenie do systemu paczki out-of-box o nazwie Zastępstwa. Jest to gotowy, autorski moduł od eVolpe, który pozwala na zarządzanie nieobecnościami w zespole użytkowników. Mechanizm umożliwia zbiorcze, czasowe przydzielanie rekordów do innego opiekuna klienta. Zastępca otrzymuje chwilowy dostęp do informacji o klientach nieobecnego opiekuna. W ten sposób zachowana jest ciągłość relacji z klientem.

Doskonałe prognozy dla branży przetwórczej

OKECHAMP S.A. wśród liderów produkcji pieczarek na świecie

8,55%

Prognozowany skumulowany roczny wskaźnik wzrostu na lata 2019-2026

(CAGR)

2kg

Średnie roczne spożycie pieczarek
per capita w Polsce

10%

Roczny wzrost spożycia

pieczarek w Polsce

Krystian Szudyga

Prezes Stowarzyszenia Branży Grzybów Uprawnych

źródło: Puls Biznesu

„Polska jest największym producentem pieczarek w Europie – aż 280 tys. z 1 mln ton pieczarek wytwarzanych na kontynencie.”

M. Szczepańska

Puls Biznesu

źródło: Puls Biznesu

35 tys. ton

„Jako jedyna w Polsce firma produkujemy kompost, uprawiamy pieczarki, przetwarzamy je i dodatkowo skupujemy kilka tysięcy ton, które przerabiamy. Łącznie dostarczamy 35 tys. ton pieczarek w skali roku.”

Leszek Ejsmont

Prezes OKECHAMP S.A.

źródło: Puls Biznesu

Marek Pajor

Dyrektor IT

OKECHAMP S.A.

System Sugar spełnił nasze oczekiwania i założenia wdrożeniowe. Okazał się systemem  elastycznym, podatnym na rozbudowę i dostosowanie zarówno do wymogów rynku, jak i naszej specyfiki, a firma eVolpe okazała się wartościowym partnerem wdrożeniowym.

Porozmawiaj z nami
o systemie Sugar!

Skontaktujemy się z Tobą
w ciągu 24 godzin.