fbpx

OKECHAMP

okechamp case study

OKECHAMP S.A.

system: Sugar 

 

metodyka wdrożenia: Scrum

 

użytkownicy: +20

 

integracje: Outlook

 

zakończenie projektu: maj 2019

O firmie

OKECHAMP S.A. jest nowoczesną, międzynarodową firmą, liderem w produkcji i przetwórstwie pieczarek w Polsce. Jako ekspert w uprawie pieczarek uzyskują unikalną przewagę rynkową związaną z pełną kontrolą całego łańcucha produkcji pieczarek, od kompostu do wyrobu gotowego. Do firmy należy też znana i obecna na rynku polskim od ponad 25 lat marka OLE!.

 

siedziba główna:  Poznań

branża: spożywcza

www: okechamp.pl

Wyzwania

  • praca oparta na arkuszach Excel
  • indywidualny proces ofertowania (wiedza rozproszona w wielu aplikacjach)
  • skomplikowany proces zakupowy
  • brak jednej, wspólnej bazy danych o klientach i dostawcach
  • dostosowanie procedur do przepisów RODO

Wdrożone usprawnienia

centralizacja danych o klientach i dostawcach

ujednolicenie procesu obsługi klienta

stały dostęp do wiedzy o klientach i dostawcach z możliwością wygodnej aktualizacji bazy

oszczędność czasu, przyspieszenie pracy

rozwój komunikacji w zespole

zapewnienie zgodności procesu przetwarzania danych osobowych z RODO

nowy sposób rozsyłania zapytań do dostawców

Funkcje Systemu

Zarządzanie relacjami z klientami

Podczas wdrożenia dla OKECHAMP S.A. przekonaliśmy się, że standardowy proces obsługi klienta w systemie Sugar 8.0 idealnie odpowiada potrzebom naszego klienta. Rozróżnienie rekordów na Namiary, Kontakty i Kontrahentów oraz idea prowadzenia Szans Sprzedażowych (tutaj nazywanych Ofertami) to książkowy przykład na to, jak toczy się proces sprzedażowy w firmie produkcyjno-przetwórczej. To, co do tej pory działo się na skrzynkach mailowych i w arkuszach Excel – trafia po decyzji użytkownika do systemu CRM i tworzy dostępne dla wszystkich, transparentne repozytorium wiedzy o przebiegu relacji handlowych.

Nowy/stary sposób ofertowania

eVolpe znalazło sposób na połączenie dobrodziejstwa bazy danych przechowywanej w systemie CRM z praktyką wymieniania się arkuszami Excel podczas ofertowania. Platforma Sugar umożliwia automatyczne generowanie takich dokumentów. Na podstawie wprowadzonego do CRM katalogu produktów i danych przez użytkownika, uzupełniają się odpowiednie komórki w arkuszu Oferty. Nie trzeba niczego przepisywać lub przeklejać. Dodatkowo, dzięki wtyczce do MS Outlook, wybrana przez użytkownika korespondencja e-mail z klientami jest archiwizowana w systemie. Użytkownicy systemu mogą w każdej chwili prześledzić jej przebieg.

Obsługa procesu zakupowego

Podobnie do procesu oferowania wygląda w OKECHAMP komunikacja z dostawcami środków produkcji (materiały, surowce, półprodukty, maszyny, narzędzia itp.). Automatyzacja związana z generowaniem zapytań do dostawców, wykonana przez eVolpe, oszczędza czas poświęcany wcześniej na ich ręczne przygotowanie. Zapytanie do dostawcy można teraz wygenerować automatycznie, na podstawie danych przechowywanych w systemie. Wystarczy wybrać produkt, ilość oraz oczekiwany termin realizacji i kliknąć „generuj zapytanie”. Odpowiednio uzupełniony dokument należy tylko rozesłać na właściwe adresy mailowe.

Baza produktów i półproduktów w systemie

Zarówno oferowanie do klientów, jak i zgłaszanie zapytań u dostawców byłoby wciąż niejednorodne bez szczegółowego katalogu produktów i półproduktów w systemie, opracowanego i dostarczonego przez zespół OKECHAMP, a dzięki wiedzy zespołu wdrożeniowego eVolpe i wykonanej profesjonalnie migracji danych, dostępnego w systemie. Teraz wystarczy tylko dbać o aktualność przechowywanej informacji i na bieżąco uzupełniać nowe rekordy. Tak prowadzony system CRM umożliwia pracownikom OKECHAMP korzystanie z powyżej opisanych automatyzacji do ofertowania i zgłaszania zapytań u dostawców.

Rozróżnienie źródła pozyskania kontrahentów

Firma OKECHAMP często bierze udział w różnego rodzaju wydarzeniach i targach. System CRM pozwala na wprowadzenie źródła pozyskania klientów. W ten sposób wiadomo, które kanały najlepiej konwertują, na których eventach warto bywać.

Status relacji z klientami

W systemie CRM rozróżnia się klientów na podstawie trzech statusów: Potencjalny, Obecny, Były. System CRM automatyzuje zmianę statusu na podstawie wskazanych przez OKECHAMP warunków. „Były” to jedyny status, który można ustawić także ręcznie.

RODO

25 maja 2018 weszły w życie nowe przepisy dotyczące ochrony danych osobowych. Jednym z elementów wdrożenia było zapewnienie obowiązku informacyjnego realizowanego przez OKECHAMP z wykorzystaniem systemu CRM, w taki sposób, aby procedury firmowe były zgodne z unijnym rozporządzeniem. System CRM nie tylko pozwala na masową wysyłkę odpowiednich klauzul do wszystkich klientów zgromadzonych w bazie, ale również umożliwia automatyczną wysyłkę klauzuli podczas wprowadzania do bazy nowych rekordów w postaci „Namiarów” lub „Kontaktów”.

Zarządzanie zastępstwami (out-of-box)

Ciekawym elementem projektu było dołączenie do systemu paczki out-of-box o nazwie Zastępstwa. Jest to gotowy, autorski moduł od eVolpe, który pozwala na zarządzanie nieobecnościami w zespole użytkowników. Mechanizm umożliwia zbiorcze, czasowe przydzielanie rekordów do innego opiekuna klienta. Zastępca otrzymuje chwilowy dostęp do informacji o klientach nieobecnego opiekuna. W ten sposób zachowana jest ciągłość relacji z klientem.

Doskonałe prognozy dla branży przetwórczej

OKECHAMP S.A. wśród liderów produkcji pieczarek na świecie

8,55%

Prognozowany skumulowany roczny wskaźnik wzrostu na lata 2019-2026

(CAGR)

2kg

Średnie roczne spożycie pieczarek
per capita w Polsce

10%

Roczny wzrost spożycia

pieczarek w Polsce

Krystian Szudyga

Prezes Stowarzyszenia Branży Grzybów Uprawnych

źródło: Puls Biznesu

„Polska jest największym producentem pieczarek w Europie – aż 280 tys. z 1 mln ton pieczarek wytwarzanych na kontynencie.”

M. Szczepańska

Puls Biznesu

źródło: Puls Biznesu

35 tys. ton

„Jako jedyna w Polsce firma produkujemy kompost, uprawiamy pieczarki, przetwarzamy je i dodatkowo skupujemy kilka tysięcy ton, które przerabiamy. Łącznie dostarczamy 35 tys. ton pieczarek w skali roku.”

Leszek Ejsmont

Prezes OKECHAMP S.A.

źródło: Puls Biznesu

Marek Pajor

Dyrektor IT

OKECHAMP S.A.

System Sugar spełnił nasze oczekiwania i założenia wdrożeniowe. Okazał się systemem  elastycznym, podatnym na rozbudowę i dostosowanie zarówno do wymogów rynku, jak i naszej specyfiki, a firma eVolpe okazała się wartościowym partnerem wdrożeniowym.

Porozmawiaj z nami
o systemie Sugar!

Skontaktujemy się z Tobą
w ciągu 24 godzin.

Ta strona korzysta z plików cookie. Więcej informacji

The cookie settings on this website are set to "allow cookies" to give you the best browsing experience possible. If you continue to use this website without changing your cookie settings or you click "Accept" below then you are consenting to this.

Close