Jak zarządzać biznesem prowadzonym zdalnie? Przegląd narzędzi i dobrych praktyk

Jak zarządzać biznesem prowadzonym zdalnie?
Rozdział #3

Zarządzanie czasem pracy podczas Home Office

Otwartość na pracę zdalną to najlepsze, co może teraz zrobić przedsiębiorca typowo biurowy. Może Ci się przydać trochę informacji na temat zarządzania czasem pracy przy wykorzystaniu oprogramowania IT.

Time tracking, bo o takim rozwiązaniu mowa, pomaga śledzić czas spędzany na realizacji poszczególnych obowiązków, badać produktywność zespołu podczas nieobecności w biurze oraz obserwować współdzielony kalendarz.

W eVolpe moduł do logowania czasu to przy okazji element kompleksowej platformy do zarządzania kapitałem ludzkim – Human Capital Management System. Dzięki niemu śledzimy roboczogodziny spędzane na poszczególnych zadaniach, badamy produktywność zespołu oraz – na podstawie uzyskanej wiedzy – dobieramy pracowników do realizowanych projektów.

Myślę, że zalety time trackingu docenią przede wszystkim firmy, które tak jak my rozliczają się z swoimi klientami na podstawie ilości wykorzystanych zasobów i spędzonego czasu.

Stosujesz model Time & Material? Rejestrowanie czasu w systemie IT tylko Ci to ułatwi. Łatwiej wtedy o transparentność informacji, której zapewne wymaga klient. Funkcja przyda się także w aktualnych okolicznościach, kiedy trudniej zapanować nad zaangażowaniem poszczególnych osób w toczące się projekty.

Chodzi tutaj o coś więcej niż tradycyjny mechanizm clock-in/clock-out. Time tracking w systemie HCM pozwala planować przyszłe zadania, kontrolować godziny pracy oraz decydować o kwestiach organizacyjnych takich jak: najlepszy termin spotkania, skład zespołu w projekcie X, prawdopodobny czas wykonania zlecenia Y.

Aktualnie sam przebywam w domu, pracując zdalnie. Wiąże się z tym całkiem sporo wyzwań. Rezygnacja z jednoczesnego wykonywania obowiązków domowych, nie jest wcale taka prosta. W mieszkaniu nie zawsze jestem w stanie wydzielić sobie przestrzeń sprzyjającą skupieniu. Zrozumieją mnie pewnie szczególnie młodzi rodzice. Multitasking to moja codzienność, a jednak zależy mi na pełnym zaangażowaniu w wykonywane obowiązki. Tego samego wymagam zresztą od mojego zespołu.

Nie zrozum mnie źle. W ramach Home Office podobnie jak podczas pracy w biurze – przysługuje nam wszystkim chwila przerwy. Time tracking służy jako dodatkowa motywacja, by takie przerwy się nie przeciągały, a wszystkie zadania zostały wykonane na czas.

Jesteś managerem i planujesz odesłać pracowników do domów? Dzięki opisywanej funkcji pozostaniesz na bieżąco i to bez nadmiernej inwigilacji. Wystarczy, że pracownik zadeklaruje czas potrzebny na wykonanie zadania oraz wskaże realny przedział, kiedy się tym zajmował. Będziesz w stanie ocenić termin otrzymania efektów pracy oraz zareagować na ewentualne odchylenia od normy. Narzędzie przechowa również informację o przepracowanych nadgodzinach oraz ewentualnych lukach w planie pracy.

W eVolpe posługujemy się dodatkowo także narzędziem do prowadzenia projektów. Dzięki integracji z systemem HCM jestem spokojny o postępy naszych działań. Mogę też na bieżąco weryfikować, co zostało zrobione i reagować na ewentualne odchylenia od normy, np. w zakresie tempa reakcji na zapytania ofertowe.

Jak zarządzać biznesem prowadzonym zdalnie?
Rozdział #4

Narzędzia, z których warto korzystać podczas pracy zdalnej

Jeżeli jeszcze nie doprecyzowaliście podziału obowiązków oraz procesu obsługi klienta, myślę, że to ostatni moment. Warto zacząć od rozpoznania metod pracy, do których jesteście przyzwyczajeni w Waszej organizacji i stworzenia planu na przeniesienie ich do środowiska systemowego. Posługujecie się papierowymi kopiami dokumentów, do których macie teraz ograniczony dostęp? Rozpisujecie plan działania na tablicach lub flip-chartach? Najwyższy czas na innowację! Oto kilka obszarów, które warto dziś zautomatyzować: