Jak ważna jest optymalizacja wydajności CRM?

Jak ważna jest optymalizacja wydajności CRM?

Oczywiście, że jest niezwykle ważna. Warto jednak sobie uświadomić dlaczego należy przeprowadzać optymalizację wydajności biznesowych systemów IT. Przede wszystkim pozwala ona zachować na długie lata pełną ergonomię działania systemu. Umożliwia także ewentualne odkrycie i szybką eliminację potencjalnych problemów związanych z płynnym i szybkim działaniem, czyli tzw. responsywnością systemu. Dlaczego o tym piszemy? Ponieważ każdy system informatyczny wprowadzony w firmie powinien pomagać docelowemu użytkownikowi w realizacji jego codziennych obowiązków. A nie ma nic gorszego niż konieczność korzystania w pracy z systemów, które w praktyce przeszkadzają pracować.

Cofnijmy się jednak do genezy poruszonego zagadnienia…

Od momentu uruchomienia systemu na docelowej infrastrukturze IT każdy system zaczyna żyć własnym życiem. Każdy nowy rekord wpisany chociażby do systemu CRM tworzy różne pozycje w bazie danych. Baza ta stopniowo przyrasta, tak samo jak wzrasta liczbę różnych relacji pomiędzy poszczególnymi rekordami w systemie. Te wszystkie rzeczy dzieją się wewnątrz oprogramowania i są niezauważalne dla standardowego użytkownika systemu. Warto jednak wiedzieć o ich istnieniu, właśnie chociażby w kontekście optymalizacji.

Co się dzieje dalej…

Po pewnym czasie od rozpoczęcia pracy z nowym systemem informatycznym, kiedy to stale rośnie użycie bazy danych, wzrasta ilość dołączanych do systemu dokumentów itp. każdy system ma prawo zacząć przejawiać objawy chociażby minimalnego zwolnienia w działaniu. Jest to rzecz jak najbardziej normalna i niezależna od producenta systemu, czy firmy wdrożeniowej. Co więcej, jest ona często praktycznie niezauważalna dla użytkowników, ponieważ opóźnienia te są liczone w milisekundach. Bagatelizowanie tego typu sytuacji może jednak wraz z upływem czasu przeistoczyć się w faktycznie zauważalne opóźnienia w działaniu systemu. I to niezależnie od tego, że każdy liczący się producent systemów IT samemu dba o to, by funkcjonowanie oprogramowania było płynne bez względu na ilość przetwarzanych danych.

Optymalizacja wydajności CRM – co się na nią składa

Ważne jest więc, aby po pewnym czasie od implementacji systemu wykonać jego optymalizację w zakresie wydajności a przy okazji również w zakresie funkcjonalnym. Kiedy ją wykonać? Niestety ciężko to jednoznacznie określić i warto zdać się na doświadczenie firmy konsultingowej, która taką optymalizację może wykonać. Wykonana za szybko od czasu wdrożenia systemu może nie przynieść spodziewanych rezultatów, z racji niewielkiej ilości danych, na których będzie oparta analiza funkcjonowania systemu. Z drugiej strony zbyt późna decyzja o konieczności jej przeprowadzenia może doprowadzić do sytuacji, kiedy sama poprawa wydajności i funkcjonalności systemu będzie miała tylko nikłe przełożenie na zmianę nastawienia pracowników do oprogramowania, do którego mogli się po części zniechęcić.

Właściwe prace optymalizacyjne powinny zacząć się analizą stanu obecnego pod kątem wydajności systemu oraz infrastruktury, w której on funkcjonuje. Taką analizę przygotowuje firma konsultingowa, która będzie odpowiedzialna za cały proces optymalizacji. Wyniki tego swoistego audytu pozwolą sporządzić listę zaleceń oraz koniecznych do wykonania zmian w systemie. Powinny one również uwzględniać wnioski z wcześniejszych rozmów przedstawicieli firmy konsultingowej z głównymi użytkownikami systemu. Takie rozmowy pozwolą wychwycić czy, i jeżeli tak, to w którym momencie użytkownicy zauważają niedogodności z funkcjonowaniem oprogramowania lub poszczególnymi jego funkcjami. Dzięki temu firma dokonująca audytu a następnie optymalizacji będzie znać szerszy kontekst, a także będzie mogła zaproponować rozwiązania nie tylko optymalizujące wydajność, ale również zakres funkcjonalny systemu. Po omówieniu wyników audytu i zaprezentowaniu wniosków oraz sugerowanych modyfikacji następuję wprowadzenie wszystkich lub wybranych przez klienta zmian, które stanowią już ostatni etap optymalizacji systemu IT. Po ich zrealizowaniu z pewnością użytkownicy systemu zauważą zmiany we wspomnianej we wstępie responsywności oprogramowania.

Jak to robiliśmy do tej pory

W ostatnim czasie w eVolpe wykonaliśmy projekty optymalizacji systemu SugarCRM dla naszych Klientów: Twelve Capital oraz wiodącej firmy e-commerce w Polsce.

Przy tak rozbudowanych systemach IT jak SugarCRM działania analityczne i optymalizacyjne musiały być realizowane z uwzględnieniem wielu źródeł informacji takich jak:

  • Infrastruktura IT
  • Baza danych
  • Środowisko, na jakim pracują użytkownicy
  • Zakres funkcjonalny użytkowanego systemu

U obydwu naszych Klientów analiza pozwoliła na wyszczególnienie istotnych „wąskich gardeł”, dzięki czemu mogliśmy zaproponować zmiany oraz przystąpić do ich realizacji. Skutkiem czego była zauważalna poprawa wydajności SugarCRM. Co więcej, w przypadku Twelve Capital efekty naszych prac optymalizacyjnych zostały potwierdzone niezależnym audytem przeprowadzonym przez innego partnera SugarCRM.



mautic is open source marketing automation

Ta strona korzysta z plików cookie. Więcej informacji

The cookie settings on this website are set to "allow cookies" to give you the best browsing experience possible. If you continue to use this website without changing your cookie settings or you click "Accept" below then you are consenting to this.

Close