fbpx
 

8 wskazówek jak zarządzać procesem wdrożenia CRM

8 wskazówek jak zarządzać procesem wdrożenia CRM

W opublikowanym ostatnio wpisie pokazywaliśmy, w jaki sposób możesz przygotować się do zawalczenia w firmie o rozpoczęcie projektu wdrożenia nowego systemu CRM. Być może jednak już wiesz, że takie działania się w Twojej firmie rozpoczną. Albo też dopiero rozpoczynasz tę drogę, jednak chcesz być przygotowany na jej dalsze etapy. Dla wszystkich tych osób takich jak Ty, dedykujemy dzisiejszy artykuł, w którym dzielimy się wiedzą o tym, jak być prawdziwym liderem projektu wdrożenia systemu CRM.

8 wskazówek jak zarządzać procesem wdrożenia CRM

 

1. Skorzystaj z wiedzy ekspertów rynku CRM

 

wdrożenia CRMTen punkt to nie jest reklama usług eVolpe, ale stwierdzeniem bardzo istotnego faktu, o którym często się zapomina. Otóż pamiętaj o tym, że Ty jesteś prawdziwym ekspertem w swojej dziedzinie. Jeśli np. jesteś dyrektorem sprzedaży, to zapewne przeczytałeś w swoim życiu niejedną książkę o sprzedaży i uczestniczyłeś w wielu szkoleniach sprzedażowych. Sam również przeszkoliłeś dziesiątki handlowców z wiedzy, którą zdobyłeś wcześniej, kiedy samemu realizowałeś targety sprzedażowe. Zapewne również pracowałeś przez te lata na wielu systemach CRM. Pamiętaj jednak, że zawsze było to dla Ciebie narzędzie, a nie główny przedmiot działalności. Tak więc, tak samo jak Ty oddychasz i żyjesz sprzedażą, tak firmy konsultingowe z zakresu wdrożeń systemów CRM oddychają i żyją tym oprogramowaniem. Oni najlepiej doradzą Ci co się sprawdza, a co nie. Opowiedz im o swoich problemach i wyzwaniach, niezależnie, czy chodzi o personalizację, strategię działania czy funkcjonalność systemów CRM. Będzie to dla Ciebie bezcenna lekcja wiedzy o systemach CRM.

2. Nieustannie komunikuj się z zespołem

 

wdrożenia CRM

Wdrożenia CRM potrafią być czasochłonne. Trwa ono zwykle od kilku tygodni, do kilku miesięcy. To, co możemy na pewno doradzić, to podzielenie wdrożenia na etapy, najlepiej z wykorzystaniem metodyk zwinnych (np. Scrum). Wymaga to większej aktywności i zaangażowania w projekt Twojego, oraz kluczowych użytkowników, jednak potrafi odpłacić się większym ROI z wdrożenia CRM. Jednak niezależnie od tego, jaką metodyką będzie wdrażany system CRM, musisz pamiętać o wszystkich osobach, z którymi rozmawiałeś w momencie, kiedy starałeś się o rozpoczęcie tego projektu. Komunikuj się z nimi jak często to możliwe. Przekazuj im wieści o tym, w którym kierunku toczy się proces implementacji. Jakie funkcje zostały już zrealizowany i z jakim skutkiem. Zwracaj szczególną uwagę na małe sukcesy, które budują fundament tego największego sukcesu, jakim będzie uruchomienie nowego systemu CRM. Jeśli będziesz się komunikował ze swoim zespołem zobaczysz, że będą Ci wdzięczni za to, że z nimi o tym rozmawiasz. A to buduje uczucie wielkiego oczekiwania na nowe w firmie, co ostatecznie wpływa na pozytywny przebieg procesu zmiany.

3. Zadbaj o tzw. Quick-Wins

 

wdrożenia CRMJedną z niewątpliwych zalet wspomnianego w poprzednim punkcie zwinnego wdrażania systemu CRM jest możliwość koncentracji na określonym celu z osobna przy każdym sprincie (etapie wdrażania części oprogramowania). Sprinty są mniejszymi i znacznie łatwiejszymi do zarządzania fazami wdrażania systemu. Dzięki temu, że nie trwają one długo (w eVolpe zwykle 2 tygodnie) w zespole projektowym rośnie oczekiwanie na coraz to nowe funkcje. A to z kolei sprawia, że pokazując użytkownikom końcowym tzw. Quick-Wins na koniec sprintu, wzrasta ich poziom mentalnej akceptacji na rozpoczęcie korzystania z nowego systemu.

 

4. Przygotuj się do migracji danych

 

wdrożenia CRMCzym byłby CRM, gdyby nie miał danych?… Prawdopodobnie niczym, ponieważ dane w systemie CRM są jego kołem zamachowym. Jeśli więc rezygnujesz z jednego systemu CRM, lub Excela, na rzecz nowego oprogramowania, kolejnym kluczowym elementem procesu zmiany będzie migracja danych. Należy ją zrobić jeszcze przed oddaniem systemu do użytku dla handlowców. Do migracji należy podejść z głową. Konieczne jest rozpoznanie możliwości migracji danych ze starego do nowego systemu. Może to nastąpić np. poprzez plik csv, bazę danych lub protokół API. Niezależnie, którą metodę wybierzesz zwróć uwagę na konieczność zaprojektowania eliminowania duplikatów. Dokładnie przemyśl również które dane powinny być zaimportowane do jakich części nowego systemu CRM. Przykładowo, jeśli przechodzisz z prostego systemu CRM, gdzie masz tylko jedną kartotekę klientów, na rzecz rozwiniętego CRM-u jak np. Sugar, musisz zdecydować na jakim etapie sprzedaży są Twoi dotychczasowi klienci, aby ich odpowiednio uszeregować jako Odbiorców, Namiary, Kontakty, czy Kontrahenci. Jest to niezwykle istotna część procesu migracji, ponieważ od niej zależy to, jak bardzo poukładane będziesz mieć dane w nowym systemie. A to wpłynie na ergonomię pracy sprzedawców.

5. Zainwestuj sporo czasu w szkolenia

 

wdrożenia CRMOdpowiednio przygotowane i przeprowadzone szkolenia wpływają na tzw. User Adoption, czyli zaadaptowanie się użytkowników systemu do nowego środowiska pracy. Szkolenia takie nie powinny jednak przybierać formę demonstracji użytkowania systemu w stylu „wybierz to, kliknij tamto, a tu wpisz to…”. Warto natomiast, aby te szkolenia były przygotowane w ten sposób, żeby przypomnieć użytkownikom w jakim celu został wdrożony nowy system CRM. Wykorzystaj do tego zebrane wcześniej cele wdrożenia CRM oraz informacje o procesach biznesowych, które nowy system CRM miał optymalizować, czy automatyzować. Opowiadaj o wdrożonym systemie CRM przez pryzmat tych celów i procesów pokazując, co zrobić w systemie, aby zrealizować te procesy. Akcentuj przy tym wszystkie punkty, które mogą wywołać na użytkownikach „efekt wow”.

Można uznać, że proces adaptacji użytkowników do nowego systemu CRM przebiega 3-etapowo: pożegnanie się ze starym, neutralność, oraz nowy początek. Pamiętaj, że każdy z użytkowników nowego systemu CRM może potrzebować więcej lub mniej czasu, aby przejść przez te 3 fazy. Dlatego możesz rozważyć, aby system wdrożyć etapowo. W pierwszej kolejności wersję produkcyjną systemu przekaż grupie największych entuzjastów. Niech korzystając z nowoczesnych rozwiązań szerzą informacje o ich zaletach wśród reszty pracowników. Tym za to udostępnij kopię wersji produkcyjnej, na której będą mogli testować i przyzwyczajać się, a czasem nawet coś zepsuć, aby się nauczyć robić poprawnie. W taki sposób zapewnisz optymalny proces wdrożenia zmiany.

6. Nieustannie śledź i monitoruj efekty

wdrożenia CRM

Proces zmiany jest długotrwały i nie kończy się na uruchomieniu systemu. Dlatego też codziennie monitoruj i śledź efektywność handlowców. Porównuj z danymi sprzed wdrożenia CRM. Nieustannie myśl nad miejscami, w których można poprawić wydajność pracowników. Być może w tym celu warto będzie zrobić grupę testową, która rozpocznie korzystanie z nowego narzędzia, i których wyniki będziesz mógł na bieżąco porównywać z pracownikami pracującymi jeszcze w starym systemie. Rozważ to, ponieważ ROI z wdrożenia CRM możesz obserwować m.in. poprzez zdolność, do podejmowania bardziej inteligentnych decyzji związanych np. z wiedzą i danymi, które dostarcza system CRM.

7. Nie traktuj CRM-u jako jednorazowego procesu wdrożenia

 

wdrożenia CRMInwestycja we wdrożenie nowego systemu CRM powinna być przez Twoją firmę traktowana jak opieka dorastającym dzieckiem, które od małego uczy się wchodzić w dorosłość. Uruchomienie CRM-u do codziennego użytkowania traktuj więc nie jako koniec procesu, ale jako narodziny nowej części spajającej całą organizację. Z początku będziesz zapewne obserwował etap intensywnego wzrostu zarówno zainteresowania CRM-em, jak i potrzeb względem jego rozwoju. W efekcie zarówno Ty, jak i Twoi współpracownicy będą generować nowe pomysły związane z rozwojem działającego już CRM-u. Pamiętaj o tym, już na etapie wyboru systemu CRM, jeszcze przed wdrożeniem, ponieważ najgorsze co możesz zrobić, to wybrać system CRM, który nie będzie elastyczny na potrzeby zmian w trakcie użytkowania. W ten sposób można powiedzieć, ze system CRM z czasem przejdzie w etap dorosłości. Będzie dopracowany pod każdym szczegółem zgodnie z wieloma pomysłami, które pojawiały się w trakcie użytkowania.

8. Zapewnij sobie CRM na lata

 

wdrożenia CRMJednak dorosłość ta może się objawić również tym, że w pewnym momencie będziesz musiał podjąć decyzję o całkowitej reorganizacji systemu CRM. Jest to związane z faktem, że każda firma musi się nieustannie rozwijać, aby utrzymać silną pozycję na konkurencyjnym rynku. W związku z tym każda firma przechodzi co jakiś czas silną ewolucję strategii funkcjonowania na rynku. Wybierając system CRM zwróć szczególną uwagę na to, czy będzie on nie tylko elastyczny w przypadku niewielkich, acz systematycznych zmian, ale także sytuacji, w których będzie wymagane wręcz przeobrażenie się CRM-u i odnalezienie się w nowej rzeczywistości.
Powyższe dane podparte są statystykami związanymi z ROI wdrożenia CRM.

 

Badania wykazały, że każdy 1 dolar zainwestowany w elastyczny system CRM potrafi przynieść firmie 8,71 USD zwrotu z inwestycji. Życzymy Twojej firmie osiągnięcia co najmniej tak pokaźnego ROI.

 

Wdrożenia CRM



Ta strona korzysta z plików cookie. Więcej informacji

The cookie settings on this website are set to "allow cookies" to give you the best browsing experience possible. If you continue to use this website without changing your cookie settings or you click "Accept" below then you are consenting to this.

Close