System ECM

Kompendium

System pracy grupowej

System ECM, tłumaczony na język polski jako system pracy grupowej, jest jednym z wielu zagadnień związanych z zarządzaniem danymi (ang. Content Management). W rzeczywistości pojęcie ECM zapewnia użytkownikom znacznie bardziej rozbudowaną funkcjonalność i więcej funkcjonalności niż tylko zarządzanie danymi przedsiębiorstwa. Nie jest to tylko zamknięty produkt, ale także sposób strategii i organizacji korzystania z dostępnych informacji. Produkt do zarządzania danymi staje się systemem klasy ECM, jeżeli tradycyjna funkcjonalność z zakresu zarządzania danymi (m.in. tradycyjne archiwum, zarządzanie dokumentami, obieg dokumentów), jest połączona z komponentami webowymi. Aczkolwiek idea ECM nie polega tylko na dodatkowym wykorzystaniu technologii webowych. System ECM przede wszystkim umożliwia zarządzanie ustrukturyzowanymi oraz nieustrukturyzowanymi informacjami przedsiębiorstwa. Udostępnia on też mechanizmy wspomagające zarządzanie danymi, takie jak automatyczna klasyfikacja informacji, profilowanie oraz zapis operacji webowych itp.

Trzy kluczowe założenia systemów klasy ECM to:

Warstwa pośrednia

System klasy ECM z założenia rozwiązuje problemy z ograniczeniami systemów o architekturze „wysp”. Duży nacisk kładziony jest na możliwość integracji z innymi aplikacjami. ECM oferuje infrastrukturę opartą o technologie webowe. Może być wykorzystywany jako dodatkowa platforma wspomagająca funkcjonowanie systemów wielostanowiskowych oraz systemów o architekturze klient/serwer

Niezależne komponenty

Funkcjonalność systemu jest udostępniana jako niezależne usługi, która może być wykorzystana z poziomu dowolnych aplikacji przedsiębiorstwa. Pozwala to na uniknięcie zbędnych, drogich i trudnych w utrzymaniu równoległych funkcji. Z uwagi na niezależność i odseparowanie usług, standard interfejsów umożliwiających ich komunikację gra kluczową rolę w przypadku systemów ECM.

Centralne repozytorium

ECM zapewnia hurtownię danych, która gromadzi informacje dotyczące przedsiębiorstwa w repozytorium o jednolitej strukturze. Pozwala to eliminację problemów związanych z nadmiernością oraz spójnością informacji. Wszystkie aplikacje przedsiębiorstwa dostarczają dane do jednego repozytorium, co w konsekwencji zapewnia każdej z nich dostęp do dowolnych informacji.

ECM to zbiór komponentów oraz technologii, które ze względu na oferowaną funkcjonalność dzielą się na 5 kategorii:

Przechwytywanie,
Zarządzanie,
Gromadzenie,
Dostarczanie,
Długoterminowa archiwizacja danych.

Tradycyjne moduły systemu ECM to:

Zarządzanie dokumentami - DM (Document Management),
Narzędzia współpracy grupowej - Collaboration,
Zarządzanie treścią strony internetowej - WCM (Web Content Management),
Archiwizacja danych - RM (Records Management),
Obieg dokumentów/zarządzanie procesami biznesowymi - Workflow/BPM.

Open Source

Moduły do zarządzania danymi mogą być używane w dowolnych kombinacjach i łączą się także z przechwytywaniem, gromadzeniem, dostarczaniem oraz archiwizacją. DM, Collaboration, WCM, Workflow i BPM służą do zarządzania dynamiczną częścią cyklu życia danych. Natomiast RM odpowiada za archiwizację i zabezpieczenie danych, które nie zostaną już zmienione (są one wykorzystywane w przypadku przeprowadzania audytu).