Kompendium
System zarządzania dokumentami
System DMS (Document Management System) tłumaczony jest na język polski jako system zarządzania dokumentami. W ogólności są to narzędzia informatyczne, służące do organizowania, zarządzania i przetwarzania dokumentów. Użytkownicy systemu DMS mają możliwość wspólnego dostępu, gromadzenia oraz modyfikacji dokumentów należących do centralnego repozytorium. Najpopularniejszym rozwiązaniem klasy DMS typu Open Source jest system Nuxeo.
Główne funkcje systemów zarządzania dokumentami:
Operacje podstawowe
System DMS pozwala na wykonywanie podstawowych operacji na dokumentach, takich jak tworzenie, edycja, kopiowanie oraz usuwanie.
Organizacja
W obrębie systemu DMS dokumenty tworzone są w ścisłej hierarchii oraz grupowane za pomocą katalogów.
Klasyfikacja
Każdy dokument może zostać opisany za pomocą tagów. Pozwala to na przydzielenie dokumentów do odpowiednich kategorii, co ułatwia ich późniejsze wyszukiwanie.
System wersjonowania
System przechowuje każdą kolejną wersję dokumentu, począwszy od jego utworzenia. Pozwala to na podgląd historii zmian oraz powrót do dowolnej wersji.
Zarządzanie obiegiem dokumentów (Workflow)
System DMS umożliwia tworzenie łańcucha użytkowników, którzy są odpowiedzialni za wykonanie określonych zadań związanych z dokumentem (prace projektowe, recenzje) w ustalonej kolejności.
Archiwizacja
W przypadku gdy dane nie będą już wykorzystywane w systemie, mogą zostać zarchiwizowane. Archiwizacja pozwala także na przeprowadzenie audytu.
System powiadomień o zmianach
Każdy użytkownik ma możliwość otrzymywania powiadomień (za pomocą poczty e-mail lub z poziomu systemu) o zmianach w danym dokumencie.